Vos systèmes comptables est la clé pour comprendre ce qui se passe dans votre entreprise. Il est également essentiel à la préparation de la déclaration de revenus et aux autres obligations de conformité du gouvernement. C’est pourquoi il est essentiel de bien faire les choses. Malheureusement, que vous utilisiez un système de comptabilité basé sur le cloud ou de bureau, des erreurs peuvent se produire. Il est important de comprendre ce qui peut mal tourner et comment cela peut avoir un impact sur votre entreprise. Plus important encore : Savoir corriger les erreurs comptables et éviter les futures.
Quels sont les types d’erreurs comptables les plus courantes et comment se produisent-ils ?
L’intégrité des informations de votre système comptable dépend uniquement des données que vous saisissez. Cela signifie inclure un article dans le compte approprié, appliquer la description ou le code correct pour l’article et saisir le montant correct.
Malheureusement, les erreurs comptables peuvent résulter de simples erreurs ou d’une incompréhension des règles comptables. Voici quelques types d’erreurs à rechercher lors de l’examen des rapports comptables.
Les erreurs de saisie de données
Les erreurs de saisie de données sont des erreurs commises où et comment les éléments sont saisis dans votre système comptable. Certaines erreurs courantes de saisie de données incluent :
- Saisie d’articles dans le mauvais compte.
- Transposer des nombres.
- Mettre ou ajouter un chiffre ou une décimale.
- Mettre ou dupliquer une entrée.
- Traiter les dépenses comme des revenus ou vice versa.
L’erreur d’omission
Il s’agit simplement d’un échec d’enregistrement d’un élément. Ce n’est pas intentionnel; c’est juste négligé. Par exemple, une facture est payée mais vous ne notez pas la réception. Ou vous achetez une tablette mais ne l’enregistrez pas dans votre système comptable. Cela peut facilement se produire si vous égarez des documents (un reçu ou une facture) afin qu’ils ne soient jamais enregistrés.
L’erreur de commission
C’est une mauvaise manipulation d’un élément en le mettant au mauvais endroit. Le montant que vous saisissez est correct, et vous le placez même dans le bon compte général, mais vous utilisez alors le mauvais sous-compte. Par exemple, vous recevez un paiement sur une facture mais notez le reçu sur la facture d’un autre client. Vos paiements totaux sont corrects à des fins comptables, mais ce qui est affiché pour un client particulier est faux.
L’erreur de transposition
Cette erreur enregistre le montant incorrect d’un article en inversant les numéros. Cela peut entraîner une surestimation ou une compréhension du montant d’un élément, qui est le résultat de la transposition d’un nombre. Par exemple, au lieu de saisir une dépense sous la forme 946 £, vous la saisissez par erreur sous la forme 496 £. Cela produit 450 £. Une erreur comme celle-ci peut être coûteuse s’il s’agit d’un montant déductible qui n’est pas réclamé en raison de l’erreur de saisie.
Une erreur de compensation
Cette erreur est vraiment deux qui se produisent en même temps ; l’un compense l’autre. Parce que l’effet net est nul, il est difficile à détecter. Par exemple, vous surveillez à tort un revenu de 1 000 £, mais vous surveillez également une dépense d’un montant similaire, de sorte que tout s’équilibre même si les deux entrées sont fausses.
Comment éviter les erreurs comptables ?
Être prudent avec vos informations financières est la première ligne de défense pour garantir que les éléments sont correctement classés et correctement saisis dans vos livres. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour faciliter des écritures comptables saines.
Former le personnel sur l’exactitude de la saisie des données
Assurez-vous que les employés qui saisissent des dépenses dans votre système comptable comprennent vos comptes et leurs descriptions. Prenez le temps de bien expliquer votre système. Certains logiciels peuvent offrir une formation aux employés, alors profitez de cette option.
Définir la politique de l’entreprise sur les procédures de documentation afin que les entrées puissent être effectuées correctement et avec précision. Par exemple, enregistrez les remboursements aux employés lorsqu’ils sont effectués après qu’ils ont soumis des notes de frais afin que vous sachiez que les chiffres sont corrects.
Mettre en place des contrôles internes
Mettez en place des pratiques qui peuvent aider à détecter et à corriger les erreurs comptables. Par exemple, effectuez des rapprochements bancaires tous les mois afin de détecter un problème et que l’erreur ne s’attarde pas dans vos livres. Il en va de même pour les relevés de carte de crédit. Passez-les en revue tous les mois pour vous assurer que les frais ont été saisis correctement dans votre système comptable. Il est toujours conseillé de travailler avec des experts comme le comptable Forest qui peuvent s’assurer que vos systèmes comptables fonctionnent bien et que vos chiffres sont corrects.